构建采购成本控制体系的意义

采购是企业资金流出的主要部分，其成本是企业进行采购工作所发生的各种相关费用,它包括资金占用成本、物流或运输成本、管理成本以及库存维持成本和因采购不及时带来的缺贷成本。虽然不同企业的产品成本构成差异较大,但采购成本都占较大的比重,大约25%~85%企业应当对采购环节诸要素进行科学规范和有效管理,在保证产品质量的前提下,找出并减少不必要的成本成分,构建采购成本控制体系,通过确定最优“性价比”进行采购决策,实现减少采购支出、提高采购效率、扩展利润空间、提升经济效益的目的。

构建采购成本控制约束体系 规范采购行为

在保证无计划不允许采购的前提下，以“完整、准确、及时”为原则，参照生产计划、原始统计数据、消耗定额及其它内部资源制定采购计划，充分发挥计划的指导作用。

以质量和效益为中心、坚持比质量、比价格、比服务、比资信等“四比”，尽量进行公开招标的方式进行采购，实行公开、公平、公正的三公原则，货比多家，做到厂家参与机会平等、竞争有序。

建立合同签订标准和审批程序，确定合同审查机制，避免合同欺诈。对合同执行的时间、成本、质量情况进行追踪管理，对合同变更和变化进行有效控制。及时总结合同完成后的执行效率和供货商的总体表现，为以后的采购决策提供依据。

建立到货验收制度，凡是采购的物资必须经检验和验收合格后,方可投入生产。物资验收坚持质量优先和“责任追究下移”、“连带责任上推”原则,保证每一级人员能够认真负责、严格把关,杜绝由于物资采购质量引发生产事故的产生。   

建立资金与核算办法。加强资金管理,合理分配资金用途,防止有限资金被分散,提高资金利用率。严格成本项目核算,进行奖惩控制,形成动力机制。在保证效益最大化总目标的前提下,做到采购计划与财务计划的统一,实现财务对采购的有效监管。

完善采购组织建设 构建采购成本控制的组织保障体系

1、加强生产、财务、仓管、采购等部门的联系，建立采购需求的联动机制

加强生产、财务、仓管、采购等部门的联系，建立采购需求的联动机制。生产计划是编制物资采购计划的重要依据,因此生产部门要紧紧围绕生产运作计划对生产诸要素进行反复综合平衡,从时间和空间上安排与需求有关的品种、数量、速度、时间、库存水平等指标。

仓管部门要积极协调存储与采购的矛盾关系，确保合理库存水平，全面核算仓储成本，有效规避缺贷损失，为经济批量的确立提供科学依据。

财务决策部门通过运用现金流分析确定企业的健康程度，规定财务计划，在充分考虑资金的时间价值兼顾风险和报酬基础上，应对采购计划设定一个资金预算目标，并力求二者高度统一。

采购部门将企业的生产计划、合理的库存水平、资金的现金流量配合有效结合起来，通过综合分析制定出采购计划和经济订购批量，实施采购。

2、在采购部门内部建立有分工有合作、既能紧密衔接、又能相互制约的内部运行机制

在采购部门内部建立有分工有合作、既能紧密衔接、又能相互制约的内部运行机制。

严格岗位责任制、明确工作职责和任务，通过落实采购人员月度绩效评估制度，有效激励采购人员的工作积极性，实现责、权、利完美的统一。

将采购、验收、结算等职能划分不同部门执行，建立决策层、管理层、现场层梯级树状管理模式，形成层层相连、上下衔接、左右协调管理体系。

建立由采购员、业务经理、中心领导组成的集体讨论决策制，实现隐蔽的权力公开化、集中的权力分散化，确保物资采购相互制约、相互监督，公开、透明。

3、建立采购工作监督、评价与服务机制

在采购部门外部组建由使用单位、财务、法律、审计监察部门和企业领导组成的采购工作领导小组，对采购方式、采购过程、采购结果进行监督，检查采购部门对有关采购的政策、规章制度和法律法规执行情况，查处违法违规活动，评价采购工作并提出改进意见，不断加强监督部门对被监督部门的服务意识，促进企业的采购管理工作更加顺畅。

合理选择采购方式 构建采购成本控制的运行体系

采购方式是企业获取物资、工程、服务的途径、形式与方法，它决定企业能否有效地组织、控制物品资源、以保证正常生产和经营以及较大利润空间的实现。那种拘泥于定点采购、或迫于人情采购、或流于随机采构、委托采购等做法在今天已不适应，企业必须改变其采购方式。

现代化采购方式是指主要依靠现代化科学成果来完成采购过程的一种采购方式，解决了传统采购方式下难以克服的时间和空间问题，使采购活动更加方便、快捷，提高采购效率，降低采购成本。可以采用MRP采购、零库存超市采购、长约采购、承包采购、JIT采购、供应链采购、电子商务采购等形式。

a、MRP采购

根据主生产计划、产品结构清单、产品及零部件库存量,计算出所有零部件、原材料的生产计划和采购计划,然后按计划进行采购。该种采购方式计划细致、严格,市场响应灵敏、采购效率高。

b、零库存超市采购

对于中大型企业来说，可以将通用物资与供应商签订零库存协议，实行保产保供，供应商将货物集中摆放在仓库中，由使用单位自行选择所需产品。结果就是不长期占用企业采购资金，减少采购周期，价格透明，增加供应商竞争，避免一家独大。

c、长约采购

与供应商签订长约，实行保产保供，减少采购周期，让供应商及时送货。由于是长约，保证了供应商一定的供货量，所以价格上更加优惠。

d、承包采购

对某些特定的物资，不依据单一品种数量单价进行采购，该生产环节中，相关产品整体承包给供应商，依据企业的产量进行整体定价结算。

e、JIT采购

满足需求为依据的采购方法,需方根据需要,对供应商下达订货指令,供应商在指定的时间、将指定商品按品种、数量要求送到指定的地点。该种采购方式是一种直接面向需求的采购模式,既做到了灵敏的响应并满足用户需求,又使得用户的库存量最小。

f、供应链采购

是一种供应链机制下的采购模式,采购不再仅是采购者操作,供应商的力量在加大,形成了所谓的供应商管理用户库存(VMI)。这种方法既能保证满足用户要求,又能使物资库存量最小、浪费最小。

g、电子商务即网上采购

当孩子获得成功，体验到快乐时，大脑里会释放出“脑内吗啡”，这种化学物质会驱使孩子很想重复这一经验。对孩子而言，每一次成功，都是一次学习的机会，而这样一次次的成功体验，会让孩子信心十足，动力十足，自觉向下一个更高的目标迈进。

推广采购环节中招标体系

招标，特别是公开招标，可以增加采购方式的透明度，对供应商公开采购信息、为供应商投标报价创造公平的环境、招标结果公正，价格更加透明；由于是面向市场公开招标，会不断的引入新的供应商进来，增加了供应商的竞争机制，有效的防止了供应商一家独大的状况。

招标过程中经过严格的评标体系，对供应商审核更加严格，对其质量、价格、服务、技术力量、科研水平、应变能力等全面评比，直接淘汰投标报价中符合要求的厂商。

MRP采购、零库存采购、长约采购、承包采购、供应链采购等形式皆可以先进行招标，再签订相关合约。

与供应商建立合作伙伴关系构建采购成本控制的风险防范体系

实行供应商准入制度,制定供应商选择标准和程序,明确科学规范的评审项目,审查供应商资质和合法有效证件,了解掌握供应商的质量、价格、服务、技术力量、科研水平、应变能力等指标,并在此基础上进行有目的谈判,允许合格供应商准入并建立相应的信息档案,淘汰不合格供应商。

加强供应商绩效考核的组织领导完善制度建设。为避免个人权力太大、主观成分过多等消极因素影响,成立供应商绩效考核小组,建立供应商绩效管理制度,科学规范地进行供应商绩效考核。

建立供应商综合评估体系,从品质、价格、服务、成本降低情况、交货周期、反馈与沟通、履行合同的承诺与能力等多方面进行综合打分,按得分高低评定ABC等级,实行末位淘汰机制,并将结果反馈给供应商,督促供应商采取相应的措施加以改进。进行动态管理,实现最佳采购环境。

与优秀供应商建立长期、稳定的合作关系,通过实施价格折扣、柔性合同、商誉激励、信息激励、淘汰激励等鼓励政策,促进供应商提高供应的连续性、改进供货质量、提升业绩,达到“双赢”共生的目的。

树立成本价值管理战略的理念，指导采购成本控制

理性分析企业、供应商优势和和劣势，制定在采购策略。通过分析，找到努力的方向,在竞争中保持先机。 估算供应商的产品或服务成本，真正做到对物资采购成本的全面控制。通过参观供应商的设施，观察并适当提问以获得更多有用的数据。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后，加强与供应商的沟通和联系，即与供应商一起寻求降低大宗成本的途径，从而降低自己企业的物资成本。

综上所述，在市场竞争如此激烈的情况下，企业完善采购成本控制及管理体系具有重要的现实意义。在企业具体的实际工作中，一方面，企业管理人员和广大职工要从自己做起，树立工的成本意识，充分发挥降低成本的主动性，严格要求自己，尽职尽责、克己奉公。另一方面，通过完善的内部控制制度和管理体系, 建立适合自身的财务制度和薪资制度。