構建採購成本控制體系的意義

採購是企業資金流出的主要部分，其成本是企業進行採購工作所發生的各種相關費用,它包括資金佔用成本、物流或運輸成本、管理成本以及庫存維持成本和因採購不及時帶來的缺貸成本。雖然不同企業的產品成本構成差異較大,但採購成本都占較大的比重,大約25%~85%企業應當對採購環節諸要素進行科學規範和有效管理,在保證產品品質的前提下,找出並減少不必要的成本成分,構建採購成本控制體系,通過確定最優“性價比”進行採購決策,實現減少採購支出、提高採購效率、擴展利潤空間、提升經濟效益的目的。

構建採購成本控制約束體系 規範採購行為

在保證無計畫不允許採購的前提下，以“完整、準確、及時”為原則，參照生產計畫、原始統計資料、消耗定額及其它內部資源制定採購計畫，充分發揮計畫的指導作用。

以品質和效益為中心、堅持比品質、比價格、比服務、比資信等“四比”，儘量進行公開招標的方式進行採購，實行公開、公平、公正的三公原則，貨比多家，做到廠家參與機會平等、競爭有序。

建立合同簽訂標準和審批程式，確定合同審查機制，避免合同欺詐。對合同執行的時間、成本、品質情況進行追蹤管理，對合同變更和變化進行有效控制。及時總結合同完成後的執行效率和供應商的總體表現，為以後的採購決策提供依據。

建立到貨驗收制度，凡是採購的物資必須經核對總和驗收合格後,方可投入生產。物資驗收堅持品質優先和“責任追究下移”、“連帶責任上推”原則,保證每一級人員能夠認真負責、嚴格把關,杜絕由於物資採購品質引發生產事故的產生。   

建立資金與核算辦法。加強資金管理,合理分配資金用途,防止有限資金被分散,提高資金利用率。嚴格成本專案核算,進行獎懲控制,形成動力機制。在保證效益最大化總目標的前提下,做到採購計畫與財務計畫的統一,實現財務對採購的有效監管。

完善採購組織建設 構建採購成本控制的組織保障體系

1、加強生產、財務、倉管、採購等部門的聯繫，建立採購需求的聯動機制

加強生產、財務、倉管、採購等部門的聯繫，建立採購需求的聯動機制。生產計畫是編制物資採購計畫的重要依據,因此生產部門要緊緊圍繞生產運作計畫對生產諸要素進行反復綜合平衡,從時間和空間上安排與需求有關的品種、數量、速度、時間、庫存水準等指標。

倉管部門要積極協調存儲與採購的矛盾關係，確保合理庫存水準，全面核算倉儲成本，有效規避缺貸損失，為經濟批量的確立提供科學依據。

財務決策部門通過運用現金流分析確定企業的健康程度，規定財務計畫，在充分考慮資金的時間價值兼顧風險和報酬基礎上，應對採購計畫設定一個資金預算目標，並力求二者高度統一。

採購部門將企業的生產計畫、合理的庫存水準、資金的現金流量配合有效結合起來，通過綜合分析制定出採購計畫和經濟訂購批量，實施採購。

2、在採購部門內部建立有分工有合作、既能緊密銜接、又能相互制約的內部運行機制

在採購部門內部建立有分工有合作、既能緊密銜接、又能相互制約的內部運行機制。

嚴格崗位責任制、明確工作職責和任務，通過落實採購人員月度績效評估制度，有效激勵採購人員的工作積極性，實現責、權、利完美的統一。

將採購、驗收、結算等職能劃分不同部門執行，建立決策層、管理層、現場層梯級樹狀管理模式，形成層層相連、上下銜接、左右協調管理體系。

建立由採購員、業務經理、中心領導組成的集體討論決策制，實現隱蔽的權力公開化、集中的權力分散化，確保物資採購相互制約、相互監督，公開、透明。

3、建立採購工作監督、評價與服務機制

在採購部門外部組建由使用單位、財務、法律、審計監察部門和企業領導組成的採購工作領導小組，對採購方式、採購過程、採購結果進行監督，檢查採購部門對有關採購的政策、規章制度和法律法規執行情況，查處違法違規活動，評價採購工作並提出改進意見，不斷加強監督部門對被監督部門的服務意識，促進企業的採購管理工作更加順暢。

合理選擇採購方式 構建採購成本控制的運行體系

採購方式是企業獲取物資、工程、服務的途徑、形式與方法，它決定企業能否有效地組織、控制物品資源、以保證正常生產和經營以及較大利潤空間的實現。那種拘泥於定點採購、或迫於人情採購、或流於隨機采構、委託採購等做法在今天已不適應，企業必須改變其採購方式。

現代化採購方式是指主要依靠現代化科學成果來完成採購過程的一種採購方式，解決了傳統採購方式下難以克服的時間和空間問題，使採購活動更加方便、快捷，提高採購效率，降低採購成本。可以採用MRP採購、零庫存超市採購、長約採購、承包採購、JIT採購、供應鏈採購、電子商務採購等形式。

a、MRP採購

根據主生產計畫、產品結構清單、產品及零部件庫存量,計算出所有零部件、原材料的生產計畫和採購計畫,然後按計劃進行採購。該種採購方式計畫細緻、嚴格,市場回應靈敏、採購效率高。

b、零庫存超市採購

對於中大型企業來說，可以將通用物資與供應商簽訂零庫存協議，實行保產保供，供應商將貨物集中擺放在倉庫中，由使用單位自行選擇所需產品。結果就是不長期佔用企業採購資金，減少採購週期，價格透明，增加供應商競爭，避免一家獨大。

c、長約採購

與供應商簽訂長約，實行保產保供，減少採購週期，讓供應商及時送貨。由於是長約，保證了供應商一定的供貨量，所以價格上更加優惠。

d、承包採購

對某些特定的物資，不依據單一品種數量單價進行採購，該生產環節中，相關產品整體承包給供應商，依據企業的產量進行整體定價結算。

e、JIT採購

滿足需求為依據的採購方法,需方根據需要,對供應商下達訂貨指令,供應商在指定的時間、將指定商品按品種、數量要求送到指定的地點。該種採購方式是一種直接面向需求的採購模式,既做到了靈敏的回應並滿足用戶需求,又使得用戶的庫存量最小。

f、供應鏈採購

是一種供應鏈機制下的採購模式,採購不再僅是採購者操作,供應商的力量在加大,形成了所謂的供應商管理用戶庫存(VMI)。這種方法既能保證滿足用戶要求,又能使物資庫存量最小、浪費最小。

g、電子商務即網上採購

當孩子獲得成功，體驗到快樂時，大腦裡會釋放出“腦內嗎啡”，這種化學物質會驅使孩子很想重複這一經驗。對孩子而言，每一次成功，都是一次學習的機會，而這樣一次次的成功體驗，會讓孩子信心十足，動力十足，自覺向下一個更高的目標邁進。

推廣採購環節中招標體系

招標，特別是公開招標，可以增加採購方式的透明度，對供應商公開採購資訊、為供應商投標報價創造公平的環境、招標結果公正，價格更加透明；由於是面向市場公開招標，會不斷的引入新的供應商進來，增加了供應商的競爭機制，有效的防止了供應商一家獨大的狀況。

招標過程中經過嚴格的評標體系，對供應商審核更加嚴格，對其品質、價格、服務、技術力量、科研水準、應變能力等全面評比，直接淘汰投標報價中符合要求的廠商。

MRP採購、零庫存採購、長約採購、承包採購、供應鏈採購等形式皆可以先進行招標，再簽訂相關合約。

與供應商建立合作夥伴關係構建採購成本控制的風險防範體系

實行供應商准入制度,制定供應商選擇標準和程式,明確科學規範的評審專案,審查供應商資質和合法有效證件,瞭解掌握供應商的品質、價格、服務、技術力量、科研水準、應變能力等指標,並在此基礎上進行有目的談判,允許合格供應商准入並建立相應的資訊檔案,淘汰不合格供應商。

加強供應商績效考核的組織領導完善制度建設。為避免個人權力太大、主觀成分過多等消極因素影響,成立供應商績效考核小組,建立供應商績效管理制度,科學規範地進行供應商績效考核。

建立供應商綜合評估體系,從品質、價格、服務、成本降低情況、交貨週期、回饋與溝通、履行合同的承諾與能力等多方面進行綜合打分,按得分高低評定ABC等級,實行末位元淘汰機制,並將結果回饋給供應商,督促供應商採取相應的措施加以改進。進行動態管理,實現最佳採購環境。

與優秀供應商建立長期、穩定的合作關係,通過實施價格折扣、柔性合同、商譽激勵、資訊激勵、淘汰激勵等鼓勵政策,促進供應商提高供應的連續性、改進供貨品質、提升業績,達到“雙贏”共生的目的。

樹立成本價值管理戰略的理念，指導採購成本控制

理性分析企業、供應商優勢和和劣勢，制定在採購策略。通過分析，找到努力的方向,在競爭中保持先機。 估算供應商的產品或服務成本，真正做到對物資採購成本的全面控制。通過參觀供應商的設施，觀察並適當提問以獲得更多有用的資料。在估計供應商成本並瞭解哪些材料占成本比重較大之後，加強與供應商的溝通和聯繫，即與供應商一起尋求降低大宗成本的途徑，從而降低自己企業的物資成本。

綜上所述，在市場競爭如此激烈的情況下，企業完善採購成本控制及管理體系具有重要的現實意義。在企業具體的實際工作中，一方面，企業管理人員和廣大職工要從自己做起，樹立工的成本意識，充分發揮降低成本的主動性，嚴格要求自己，盡職盡責、克己奉公。另一方面，通過完善的內部控制制度和管理體系, 建立適合自身的財務制度和薪資制度。